Новосибирск по итогам 2015 года включен в топ-10 регионов России по уровню развития информационного общества. При составлении рейтинга учитывались инфраструктурные и отраслевые показатели. В числе первых – ИКТ-инфраструктура и управление информатизацией в органах госвласти. Попадание на верхние строчки рейтинга вполне объяснимо: руководство региона уделяет много внимания развитию и применению IT в различных органах власти. Один из ярких примеров – мэрия Новосибирска, где в последние годы был реализован проект по внедрению EOS for SharePoint. О том, как был реализован этот проект и каких результатов удалось добиться, рассказывает Олеся Эдуардовна Филатова, начальник управления информатизации мэрии города Новосибирска.
- В связи с чем возникла необходимость во внедрении нового решения для автоматизации документооборота?
- Исторически в мэрии для работы с документами использовались 8 систем, созданных на разных платформах и работавших автономно. Мы отдельно регистрировали обращения граждан по ФЗ-59, отдельно – нормативно-правовые акты, кроме того, функционировала система для работы с поручениями мэра, решение для планирования и так далее. Это было ужасно неудобно.
Пришло время, когда мы поняли, что нам необходим новый единый инструмент для организации документооборота. При этом мы хотели, чтобы работать с документами в системе могли не только орготделы, но и руководство, и конечные специалисты, которым даются различные поручения.
- Почему было принято решение в качестве платформы выбрать SharePoint?
- Проект по автоматизации документооборота стартовал в 2010 году, а платформа SharePoint использовалась в мэрии с 2007 года. В частности, именно на ней был построен внутренний портал мэрии, который содержит различные разделы для совместной работы структур мэрии и муниципальных учреждений, Совета депутатов города Новосибирска, городских служб. Позже на этом портале начали появляться небольшие отраслевые информационные системы для внутренней работы. Данная платформа была удобна, пользователи к ней привыкли.
- Т.е. другие платформы вы не рассматривали?
- Конечно, мы оценили потенциал и других решений – например, присмотрелись к СЭД «Дело» компании ЭОС, к Lotus от IBM, которая использовалась в администрации области. Но дело в том, что, раз уж платформа SharePoint хорошо себя зарекомендовала, мы посчитали логичным, если решение по документообороту будет также на SharePoint – это стало бы хорошим дополнением к уже имеющейся инфраструктуре. К тому же это упрощало процесс обучения сотрудников.
Кстати, на платформе SharePoint чуть позже, в 2011 году, был создан внешний интернет-ресурс мэрии – Муниципальный портал города Новосибирска. В 2012 году на SharePoint была создана система «Общественная приемная».
Однако отмечу, что все-таки при выборе решения первоочередное внимание мы уделяли не столько самой технологии, сколько функциональным возможностям системы документооборота.
- Партнером по внедрению стала петербургская компания «Офис-Док». Как на проекте отразилось то, что клиент и заказчик проекта находились в разных регионах?
- Конечно, изначально нам хотелось, чтобы интегратор располагался поближе к Новосибирску, но разные часовые пояса на внедрении и сопровождении проекта, к нашей радости, не сказались никак: партнеры доступны в нашем временном режиме и очень оперативно реагируют на все возникающие проблемы.
Так как платформа была нам знакома, мы могли кое-что делать сами, однако специалисты «Офис-Док» несколько раз приезжали к нам, и мы вместе реализовывали важные этапы проекта. Работа была продуктивной и эффективной. В остальных случаях процесс вполне успешно шел удаленно.
- Расскажите, пожалуйста, о ходе проекта.
- Мы запустили проект в 2010 году – тогда компанией «Офис-Док» был реализован пилотный проект, в рамках которого была проведена установка и внедрение 50 рабочих мест и автоматизирован учет документов. В 2011 году было приобретено еще 500 лицензий, что позволило нам масштабировать систему на все подразделения мэрии. После этого ежегодно количество лицензий увеличивалось. Сейчас к СЭД подключены почти все работники мэрии, которые работают с документами и поручениями, а также специалисты муниципальных учреждений и предприятий – около 2200 рабочих мест.
При реализации каждого очередного этапа мы последовательно отказывались от одной из восьми используемых до этого систем. Нам необходимо было свести к минимуму человеческие затраты: нельзя было при внедрении единой системы нарушить существующую схему обмена документами, при этом нужно было избежать дублирующей регистрации документов и в старых, и в новой системе. На данный момент мы сумели избавиться от всех восьми устаревших решений.
Понятно, что внедрять СЭД в каждом подразделении муниципалитета последовательно было невозможно. Нам пришлось идти, что называется, «широким фронтом». На первом этапе в СЭД начали работать специалисты комитета распорядительных документов: они регистрировали в системе все нормативно-правовые акты, а это около 1200 документов в месяц. Мы сразу почувствовали облегчение – горы бумажных копий стали резко уменьшаться.
Затем к СЭД подключилась канцелярия мэрии, вся входящая корреспонденция стала переводиться в электронный вид. Следующим шагом стало подключение к СЭД сразу всех организационно-контрольных отделов всех структур мэрии и аппарата мэра. Именно они являлись основными регистраторами исходящей корреспонденции, резолюций и поручений руководителей, приказов и распоряжений, протоколов совещаний. Конечно же, мы совершенствовали и техническую базу – покупали серверное оборудование, хранилища данных, сканеры, принтеры штрих-кодирования, строили систему резервирования данных.